অরগানাইজড ডেস্ক থাকার সবচেয়ে বড় সুবিধা হচ্ছে প্রতিদিনের কাজ সহজেই করে ফেলা যায়। অনেকে এই বিষয়ে দ্বিমত পোষণ করতে পারেন। কেননা অনেকে আছে যারা কিনা এলোমেলো ডেস্ক বা ফাইলে ঠাঁসা ডেস্কেও ঠিকঠাক কাজ করে ফেলতে পারেন। তাছাড়া, দরকারের সময় সব কিছু হাতের কাছে পাওয়া যায়। তাই অনেকে অফিস ডেস্কে সবকিছু রেখে দিতে পছন্দ করেন। কিন্তু, বেশির ভাগ মানুষ পরিচ্ছন্ন ডেস্কে কাজ করতে ভালোবাসেন। এতে যেমন নিজের প্রোডাক্টিভিটি বাড়ে তেমনি কাজের মানও ভালো হয়। প্রয়োজনীয় সবকিছু সুন্দর মত গুছিয়ে রেখে কাজ করার ভেতর যেমন একটা প্রশান্তি আছে সেটা ঐ অগোছালো ডেস্কে কিভাবে সম্ভব! আমাদের সবারই উচিত দিনশেষে ডেস্কটা গুছিয়ে রেখে যাওয়া, যাতে করে সাত সকালে শান্ত চিত্তে রুটিন কাজ শুরু করা যায়। চলুন তাহলে অফিস ডেস্ক পরিচ্ছন্ন ও গুছিয়ে রাখা যায় কিভাবে সে সম্বন্ধে জেনে নেই!
অফিস ডেস্ক গুছিয়ে রাখার উপায়
ডেস্ক গুছিয়ে রাখার অন্যতম একটু উপায় হচ্ছে। সময়ের কাজ সময়ে শেষ করেই সাথে সাথে ফাইল, কলম বা ডাইরি জায়গা মত গুছিয়ে রাখলে ডেস্ক কখনই অগোছালো দেখাবে না। কিন্তু, আমরা কাজের চাপে হয়তো প্রতিদিনের এই ছোট্ট কাজটা এড়িয়ে যাই।
জিনিস কমিয়ে আনুন – অফিস ডেস্কে প্রয়োজনের অনেক কিছু থাকে। যেমন, কলমদানি, ফাইল হোল্ডার বা ফাইল, স্টিকি নোটস, বিজনেস কার্ডস, ক্যালন্ডার ইত্যাদি। কম বেশি সবার ডেস্কেরই একই রকম সেটআপ। আপনার প্রয়োজনীয় যা কিছু তা রেখে বাকি গুলো ডেস্কের উপর থেকে সরিয়ে ফেলুন। যত অল্প জিনিস থাকবে ততো গুছিয়ে রাখা সহজ হবে। এবং পরিচ্ছন্ন রাখাও সম্ভব।
ডেস্কে জায়গা রাখুন – মিনিমালিস্ট ডেস্কে সবসময়ই কম জিনিস থাকে বলে দেখতে ভীষণ খোলামেলা লাগে। ডেস্কে জায়গা থাকলে কাজ করার একটা আগ্রহ থাকে। নিজের স্পেস নিয়ে ছড়িয়ে কাজ করার ভেতর একটা স্বস্তি রয়েছে। ডেস্কে যদি অহেতুক জিনিসপত্র ছড়িয়ে থাকে সেটা আপনার কাজের গতিকে কমিয়ে আনতে পারে। কিংবা কাজে অনীহা তৈরি করতে পারে।
ড্রয়ার ব্যবহার করুন – ডেস্কের ড্রয়ারগুলোকে ব্যবহার করুন। রোজ ব্যবহৃত হয় এমন জিনিস বাদে বাকি সবকিছু আপনি ড্রয়ারে রেখে দিন। এছাড়াও, আগের ফাইলগুলোও আপনি ড্রয়ারে রেখে দিতে পারেন। নতুন ফাইলটা শুধু টেবিলে রাখতে পারেন। কাজের দিকে ফোকাস থাকবে এবং ভুলে যাবার সম্ভাবনা কমে আসবে।
অফিস ডেস্ক পরিচ্ছন্ন রাখার উপায়
মিনিমালিস্টিক ডেস্ক সবসময়ই গুছিয়ে এবং পরিচ্ছন্ন করার জন্য সহজ। ডেকোর স্টাইলেও আপ টু ডেট থাকা হয়ে গেল অন্যদিকে, ডেস্ক পরিচ্ছন্নও নিজেই করে নিলেন। প্রয়োজনীয় জিনিসগুলো রোজ একটু করে গুছিয়ে এবং পরিচ্ছন্ন করে নিলে কিন্তু, একদিনে ডেস্ক পরিচ্ছন্ন করার ক্ষেত্রে প্রেসার যেমন পড়ে না তেমনি, অফিস ডেস্ক অতটা নোংরাও হবে না।
অফিস আইটেম কমিয়ে আনুন
মিনিমাল ডেস্ক তৈরি করার সবচেয়ে প্রথম ধাপ হচ্ছে, ডেস্কের উপরে থাকা জিনিসপত্রগুলো কমিয়ে আনা। যে জিনিসগুলো নিয়মিত ব্যবহার হবে কেবল সেগুলোই আপনি ডেস্কে রাখতে পারেন। ডেস্কে যত কম জিনিস থাকবে ডেস্ক দেখতে ততোটাই পরিপাটি আর ছিমছাম মনে হবে। ছবির ফ্রেম, ক্যালেন্ডার, বই, অফিস সাপ্লাই এবং খাবারের জার। এগুলো নিত্য প্রয়োজনীয় জিনিস নয় সুতরাং, ডেস্কের উপর থেকে সরিয়ে নিন। ড্রয়ারে রাখতে পারেন।
প্রজেক্টের কাজ শেষ করুন
অফিস ডেস্ক পরিচ্ছন্ন ও গুছিয়ে রাখা এর ক্ষেত্রে সবচেয়ে বেশি আর বড় ভূমিকা রাখে আপনার প্রজেক্ট ফাইল বা প্রিন্ট কপিগুলো! বেশীরভাগ সময় দেখা যায়, প্রিন্ট করা কপিগুলো কাজ শেষ হবার পরও ডেস্কের উপর ফেলে রাখা হয়। অথচ কাজ শেষে এই কাগজগুলো ডেস্ক থেকে সরিয়ে রাখলেই আপনার ডেস্ক আগের থেকে অনেক বেশি পরিচ্ছন্ন দেখাবে! এছাড়াও, যেকোন প্রজেক্ট যদি ৩০ মিনিটে শেষ হবার কথা থাকে সেক্ষেত্রে, ডেস্ক অপরিচ্ছন্ন থাকার কারণে, সেই কাজ শেষ করতে সময় লেগে যায় ১ ঘন্টা। প্রজেক্ট শেষ করে দ্রুত ডেস্ক থেকে সেই প্রজেক্ট ফাইল সরিয়ে রাখাতে হবে। এতে আপনার প্রোডাক্টিভিটি যেমন বাড়বে তেমনি আপনার ডেস্ক হয়ে উঠবে পরিচ্ছন্ন ও পরিচ্ছন্ন।
ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে স্টোর করুন
প্রজেক্ট ফাইল বা প্রিন্ট আউট এড়িয়ে যাওয়ার আর একটি সহজ এবং কার্যকরী উপায় হচ্ছে ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে জরুরী ডকুমেন্ট সেভ করা। এতে করে ডেস্কের উপর আর কাগজ বা ফাইলের স্তূপ হবে না। হাতের কাজ শেষ করেই তা ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে সেভ করে রাখতে হবে। এবং যে কাগজটার পরবর্তীতে কাজে লাগতে পারে বলে মনে হবে, সেটা কোন ফাইলে রেখে দিতে হবে। নয়তোবা ফেলে দিতে হবে।
রোজ ৫ মিনিট ডেস্ক পরিচ্ছন্ন করুন
প্রতিদিন কাজের ফাকে ৫ মিনিট ব্যয় করতে হবে অফিস ডেস্ক পরিচ্ছন্ন ও গুছিয়ে রাখা এর জন্য। নয়তো বা একদিনে বেশি চাপ পড়ে যাবে এবং সময়ও বেশি লেগে যাবে। লাঞ্চ আওয়ারে রোজ ৫ মিনিট করে দিলেই আপনার পরের দিনের সকালটা বেশ চমৎকারভাবে কেটে যাবে।
পরিচ্ছন্ন এবং পরিচ্ছন্ন ডেস্ক আপনাকে এনে দিবে শান্ত চিত্তে কাজ করার একটা সুন্দর পরিবেশ। এটা অফিস পরিবেশ থেকে শুরু করে নিজের ওয়ার্ক স্পেসের জন্যও এটা বেশ প্রয়োজনীয়।
